دورکاری در برندها، مثبت یا منفی؟

همه چیز به مدیر بستگی دارد!

یک مطالعه جدید، مدیران و کارمندان را به‌طور یکسان درباره اینکه چه چیزی در مدیریت و مدیریت از راه دور مؤثر و چه چیزی مؤثر نیست، مورد بررسی قرار داد. یافته‌ها، تغییری ظریف اما مهم در چگونگی انتظار کارکنان از مدیران‌شان برای همکاری با آنها را نشان داد. آنها می‌خواستند مدیران‌شان بدون اینکه مداخله کنند حاضر، پویا و هوشیار باشند. کارمندان نمی‌خواهند مدیران‌شان آنها را «مدیریت‌ خرد» کنند، بلکه از مدیران خود می‌خواهند کارشان را مورد تقدیر قرار دهند.

نه برندها و نه کارمندان پیش‌‌بینی نمی‌کردند در مارس ۲۰۲۰ چنین حرکت سریعی به‌سمت کار از راه دور از خانه انجام شود. جای تعجب نیست که در اوایل همه‌‌گیری، نظرسنجی هاروارد نشان داد ۴۰ درصد از رهبران سازمان برای مدیریت کارمندان از راه دور آماده نبودند و ۴۱ درصد برای حفظ کار خود به‌سختی تلاش کردند. اعضای تیم دورکار، درگیر شده و به‌طور مشابه، تنها ۴۰ درصد از کارمندانی که از خانه کار می‌کردند، اظهار کردند از طرف مافوق خود حمایت می‌شدند.

واضح است که بعد از 2 سال و نیم، کار از راه دور هنوز هم برقرار است. بار طراحی عملکرد اعضای تیم که اکنون به‌طور فزاینده‌‌ای پراکنده شده است در خانه، محل کار و در مناطق زمانی مختلف باعث شده بسیاری از مدیران درباره چگونگی انجام بهترین کار مطمئن نباشند. جای تعجب نیست بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند کارکنان خود به سازمان بازگردند. بررسی‌ها اما نشان می‌دهند مدیریت خرد محدودکننده است. با مداخلات سنگین مدیریتی که اعتماد را تضعیف می‌کنند، کارمندان هم ضعیف می‌شوند و تنها خود را در قالب بررسی‌‌های جامع، چک‌لیست‌‌ها و سطوح تأیید نشان می‌دهند.

نقش یک مدیر در هسته سازمان (ایجاد انگیزه در کارکنان و سازماندهی منابع برای ارتقای عملکرد) در هر دو حالت کار در سازمان یا از راه دور یکسان باقی می‌‌ماند؛ بنابراین آنچه مدیران انجام می‌دهند هم یکسان باقی می‌‌ماند. بسیاری از مدیران نگران این هستند که چگونه کارکنان خود را وقتی نمی‌توانند آنها را ببینند، مدیریت کنند. در نگاه سنتی، برای داشتن بهره‌‌وری، حضورگرایی یا نیاز به نمایش چهره در محل کار، لازم است. بااین‌حال، داده‌های بهره‌‌وری در طول همه‌‌گیری نشان داد افراد می‌توانند بدون نظارت بر زمان صرف‌شده در محل کار یا حضور فیزیکی به همان اندازه بهره‌‌ور عمل کنند.

این مطالعه نشان می‌دهد کارمندان در سال ۲۰۲۰ هنگام کار تمام‌‌وقت از خانه، بیشتر از نقش مدیر قدردانی کردند. داشتن یک مدیر مفید بود؛ مشروط بر اینکه مدیران از مدیریت زمان، فعالیت یا حضور فیزیکی به مدیریت منعطف و نتایج، تغییر مسیر دهند. علاوه‌بر این کارمندان، مدیران را حتی بیشتر از منابع کلیدی برای انجام کار از راه دور مفید می‌‌دانستند. آنها از مدیران خود انتظار دارند برای پیاده‌سازی دورکاری، زمان و تلاش بیشتری را برای رفع موانع بین فردی و کاری، هماهنگی بین بسیاری از سهامداران و همچنین مربیگری و هماهنگی عملکرد خود اختصاص دهند. همان‌طور که لیام، یکی از پاسخ‌دهندگان گفت: «رئیس من مکانیزم‌های عملیاتی را در چند ماه گذشته تقویت کرده است. ما جلسات منظمی داریم که در آنها به‌طور مکرر اهداف، دستاوردها و اختلافات خود را بررسی می‌کنیم تا همه درباره آنچه باید انجام شود، همسو باشیم. این، سطحی از پیش‌‌بینی‌‌پذیری و سازگاری را به دنیای ما داده است. در یک محیط مجازی، مدیران خوب به‌عنوان توانمندساز عمل می‌کنند، نه به‌عنوان مجری.»

مدیریت از راه دور، تعادل ظریفی دارد. رهبران سازمانی زمانی که نظارت بیش‌ازحد انجام می‌دهند، به مدیریت خرد متهم می‌شوند. از سوی دیگر، نظارت ناکافی ممکن است به یک بی‌نظمی منجر شود که این هم مشکل‌‌ساز است. «مایکل» گفت: «رئیس من هفته‌ها ناپدید می‌شود. در جلسات همیشه مشغول به نظر می‌رسد. انگار ما برای او وجود نداریم. گروه ما از هم پاشیده شد، زیرا هر یک از اعضای تیم کار خود را بدون همسویی با رئیس انجام می‌‌دادند.» هر دوی این نوع رهبری سازمانی، بهره‌‌وری و روحیه کارکنان را مختل می‌کنند. اینجاست که درک خرد به وجود می‌‌آید. مثل این است که یک مربی عالی باشید که همراه تیم است اما در زمین نیست. رهبران سازمانی برای مدیریت از راه دور باید مهارت‌های لازم را فرابگیرند تا نتایج سازمانی بهتری ایجاد کنند و مشارکت کارکنان را در یک محیط مجازی افزایش دهند. این رویکرد مدیریتی مستلزم نزدیک شدن، قابل مشاهده بودن و بررسی‌‌های فردی و تیمی مکرر است تا بتوان منبع ارزشمندی برای کارمندان در انجام وظایف‌شان بود.

یک محیط کار از راه دور به اولویت‌‌بندی بی‌‌رحمانه نیاز دارد. همه اعضای تیم باید بدانند چه کاری باید انجام شود، چه زمانی باید انجام شود و ازسوی چه کسی. درک خرد مستلزم درک این است که چگونه اولویت‌های دقیق با هم کار می‌کنند تا محصول موردنظر را به‌موقع و با سطح کارآیی لازم تولید کنند.

در یک زمینه مشکلات کار از راه دور، حل مسئله شامل تنظیم مکانیزم‌‌های هشدار برای مشکلات احتمالی و رفع به‌موقع آنهاست. مدیران باید توانایی مشاهده دائمی و فوری آسیب‌‌پذیری‌‌ها و موانع را ایجاد کنند. یکی از مدیران، دیوید، با قدرت دادن به تیم خود برای دعوت به جلسه، هر زمان که احساس کرد مشکلی پیش می‌‌آید، خلاقانه به این موضوع پرداخت. او آن را معادل «به صدا درآوردن ناقوس در برج دهکده وقتی احساس خطر کردی» نامید. نقش مدیر، پشتیبانی و کمک به حل‌‌مسئله بود اما کارمند، مالکیت جلسه را بر عهده گرفت. او گفت: «زمانی که به‌صورت حضوری عمل می‌کردیم، مسئولیت سازمان‌‌دهی جلسات برعهده من بود اما در یک محیط از راه دور، اغلب از این مسائل آگاه نیستم. انتقال مسئولیت به اعضای تیم به من این امکان را داد که یک گام به عقب بردارم و الگوهایی را درباره مسائلی که می‌توانم به‌طور خاص به آنها رسیدگی کنم، ببینم.»

کار از راه دور فاقد فرصت‌‌هایی برای ارتباط و مربیگری خودجوش است؛ درحالی‌که چک کردن در روزهای ابتدایی همه‌‌گیری محبوب بود اما با گذشت زمان از اهمیت و فراوانی آن کاسته شد و مدیران از تخلیه عاطفی ناشی از آن خسته شدند. بااین‌حال، ورود به رویکرد سیستمی در یک محیط کاری از راه دور ضروری است زیرا اکثر کارمندان، مدیران خود را به‌عنوان مهم‌ترین پیوندی که با سازمان خود دارند، می‌‌بینند. مدیران چه بخواهند و چه نخواهند، اغلب ملزم به ارائه کمک‌‌های اولیه عاطفی به کارکنان در مواقع پریشانی هستند. مدیران غیرماهر اغلب در نهایت باعث می‌شوند بازبینی‌های‌شان مانند دخالت بیش‌ازحد به نظر برسد و باعث می‌شود کارمندان احساس کنند تحت نظارت هستند.

 آنها هرگز همدلی و دلسوزی نشان نمی‌دهند و تیم را از خود دور نمی‌کنند. بدترین مدیر، مدیری است که انعطاف کاذب نشان می‌دهد. بسیاری از شرکت‌‌کنندگان از توانایی مدیران خود در ارتباط با آنها شکایت کردند. انسانی کردن کار از راه دور، هنر خاصی برای رهبر از راه دور است و به روش‌های غیرآشکار اما آگاهانه اتفاق می‌‌افتد. «مدیریت خرد» یک مانع برای کارمندان است. «درک خرد» یک منبع برای کارمند محسوب می‌شود. همان‌طور که جهان به‌طور چشمگیری در حال تغییر است، درک خرد الگوی جدیدی را برای کارمندان پیشرو ارائه می‌کند که به‌طور فزاینده‌‌ای پراکنده شده‌‌اند و از راه دور کار می‌کنند. این به مدیران کمک می‌کند رانندگی در سمت دیگر جاده را یاد بگیرند.

منبع: BLOOMBERG